Für den deutschen Mittelstand ist die Digitalisierung eine zentrale Herausforderung. Dabei ist sie zugleich die große Chance zur Stärkung bestehender sowie Erschließung neuer Märkte.
Ein Projektteam der studentischen Unternehmensberatung VIA aus Dortmund unterstützte einen global tätigen Mittelständler in seinen Digitalisierungsanstrengungen. Dadurch wurde nicht weniger als der Grundstein für dessen digitales Zeitalter gelegt. Der Kunde des Projektteams hat dabei eine mittel- und langfristige Digitalisierung als Ziel.
Neue Wege gehen, um Potentiale zu nutzen
In der Branche des Projektkunden ist das Potential für Innovationen im mechanischen Bereich weit ausgereizt. Daher galt es, neue Wege zu gehen, um Differenzierungsmerkmale im Markt zu schaffen. Neben physischen Produkten sowie Dienstleistungen sollten auch interne Prozesse digitalisiert werden. Zunächst fokussierte sich das Team dabei auf den der Bereich Service.
Einerseits brachte der Projektkunde erste Ideen und Ansätze zur Digitalisierung mit ein. Andererseits lagen diese jedoch in einer anfänglichen Phase und nicht präzise ineinander verzahnt vor. Um dennoch belastbare Ergebnisse zu erzielen, ging das Projektteam daher in zwei parallelen Teilprojekten vor:
- Zum einen wurden die Ideen und Konzepte für eine Digitalisierung strukturiert und Anforderungen aufgestellt. Dazu betrachtete das Projektteam zunächst den gesamten Prozess des Service und stellte sogenannte Customer Touch Points heraus. Damit wurde ermittelt, an welchen Schnittstellen der Projektkunde sowie dessen Kunden Berührungspunkte hatten. Dementsprechend wurden digitale Lösungen und Technologien evaluiert, die die Kundenwünsche bestmöglich erfüllten und an den Schnittstellen eingesetzt werden konnten. Dafür besuchte das Projektteam unter anderem die CEBIT und tauschte sich mit den Ausstellern aus. Anschließend entwickelte es ein Konzept für ein Portal, das die verschiedene Service Produkte und Dienstleistungen bündelte. Letztlich erfolgte die Dokumentation der Anforderungen in einem Projektheft, mit dem von Dienstleistern Angebote eingeholt wurden.
- Parallel wurden die wirtschaftlichen Aspekte der entwickelten Ideen und Konzepte kontinuierlich geprüft und hinterfragt. Damit war sichergestellt, dass die Digitalisierung des Kunden einen wirtschaftlichen Nutzen generierte. Dafür wurden verschiedene Business Cases mit Sensitivitätsanalysen angelegt.
Nach der Erstellung erster belastbarer Konzepte, führte das Projektteam einen Workshop mit dem Management des Projektkunden durch. Das Projektteam glich die Marktanforderungen, die es im bisherigen Verlauf des Projektes evaluiert hatte, mit den Erfahrungen der Teilnehmer ab. Hierbei war besonders hilfreich, dass sowohl Ansprechpartner aus dem Neuanlagenvertrieb und dem Service als auch aus der Entwicklung und der Unternehmenssteuerung unter den Teilnehmern waren. Somit fand ein bemerkenswerter Austausch zwischen Abteilungen statt, die oftmals verschiedene Perspektiven auf das Unternehmen und dessen Produktwert hatten.
Im Anschluss wurde gemeinsam ein langfristigen Geschäftsmodell entwickelt, das die verschiedenen Kundenbedürfnisse mit den digitalen Konzepten vereinigte. Letztlich wurde aus Konzepten, die in den Workshop getragen wurden, eine digitale Projektwelt.
Die Umsetzung der digitalen Projektwelt
Daraufhin wurden der Business Case sowie das Projektheft an die Erkenntnisse aus dem Workshop angepasst. Das Projektteam filterte nun Dienstleister vor, die für eine Umsetzung der digitalen Projektwelt in Frage kamen. Dabei achtete das Team unter anderem auf Branchenkenntnisse und fachliches Know-how. An die hierbei ausgewählten Unternehmen versandte es anschließend das Projektheft. In weiterführenden Gesprächen wurden dann die Erwartungen abgeglichen und erste Verhandlungen geführt.
Dem Projektkunden gegenüber konnte dadurch eine eindeutige sowie fundierte Empfehlung ausgesprochen werden. Diese berücksichtigte sowohl technische, methodische als auch durch den Business Case fundierte finanzielle Aspekte. Gemeinsam mit einer Planung der folgenden 18 Monate der Digitalisierung erhielt der Kunde eine ganzheitliche Abschlussdokumentation des Projektes in Form einer Management Präsentation. Mit dieser konnte er anschließend die Unternehmensführung überzeugen.
Aktuell befindet sich der Projektkunde in der Umsetzung und wird erste Ergebnisse im Sommer dem Markt präsentieren. In der Zwischenzeit konnte VIA bereits in drei weiteren Projekten den Kunden unterstützen und somit den Ruf als kompetente und verlässliche studentische Unternehmensberatung festigen.
Die Notwendigkeit der Digitalisierung deutlich machen
Das Projektteam erhielt einzigartige Einblicke in den bevorstehenden Umbruch innerhalb der Branche des Projektkunden. Eine besondere Herausforderung war es, den – teils kritischen – Mitarbeitern die Notwendigkeit sowie die Chancen der Digitalisierung aufzuzeigen und ihnen dadurch die Sorgen vor dieser zu nehmen. Dabei kam dem Projektteam von VIA gelegentlich der – unfreiwillige – Welpenschutz zu Gute, wodurch das Projektteam auch langjährige Prozesse umfangreich hinterfragen konnte. Die hohe Komplexität durch den bloßen Betrachtungsumfang, die verschiedenen wirtschaftlichen und technischen Ebenen sowie der weite Planungshorizont waren besonders spannend und prägten das gesamte Projekt.
